הכנת מענה למכרז נקודות עיקריות ודגשים
המדינה כגוף ציבורי מבצעת בכל שנה התקשרויות ותהליכי רכש,בתחומים מגוונים, בהיקפים הנאמדים במאות מיליארדי ₪ לשנה. אלה נעשות בדרך של פרסום מכרז פומבי, יזום, על מנת לקבל הצעה בתנאים המיטביים למדינה. המכרז הוא השיטה לרכש של גופים ציבוריים היוצרים התקשרות ע"פ חוק חובת המכרזים מאז שנת 1992 אז הוא נחקק, המכרז בא לעגן שיטת התקשרות שוויונית פומבית וליצור הזדמנות שווה למציעים פוטנציאלים וכן לממש את מדיניות הממשלה לבצע שימוש ראוי בכספי ציבור, לאחר הפניה מציעים משיבים בהצעות וההצעה שנמצאה כעונה בצורה המיטבית לאיכות (מפ"ל) ושקלול מחיר מוכרזת כהצעה הזוכה במכרז.
התקשרות עם גוף ציבורי מהווה הזדמנות עסקית,הרחבה וגיוון של בסיס הלקוחות ועוגן להכנסה בטוחה וקבועה, לעיתים התקשרות אף תורמת למיצוב הספק ומהווה “תעודת הכשר" ליכולתו וחוסנו הכלכלי, לפיכך עסקים הרוצים להתקשר עם גוף ציבורי חייבים להכיר את ההליך המכרז,נוהל מפת"ח, הזכויות והחובות של הספק בצורה המיטבית.
מאחר וההליך מאפשר באפן מובנה כחלק מהתנא המכרז אפשרות לפסילת מציע פוטנציאלי,מציעים הניגשים למכרז ללא ניסיון וללא ידע מתאים, מוצאים עצמם בסיכון לפסילת הצעתם וירידת השקעתם לטימיון לעיתים ללא אפשרות תיקון. הפסילה לרוב הינה בעקבות טעויות טכניות, אי הבנה של כללי המכרז, טעויות עסקיות ו/או פרוצדוראליות, והנפסלים נאלצים לראות בהצלחת המתחרה המוכרז כזוכה.
אנו פועלים על בסיס ניסיון של מעל 25 שנה בתחום הגשת מכרזים ציבוריים, יעוץ עסקי ומשפטי הגשנו מגוון רחב של סוגים והיקפים כספיים של מכרזים במסגרת תפקידנו ועבודתנו אצל אינטגרטור מוביל בתחום בישראל, צברנו ניסיון ולמדנו כי הדרך הנכונה ביותר להגדיל את סיכויי הזכייה היא להסתייע, כבר בתחילת התהליך בשירותי מומחים המכירים היטב את השיטות הכללים אופי ההשקעה הנידרשת, היקפה,ומחוייבים לתהליך, אנו מיישמים למעשה את מה שלמדנו במרוצת השנים מכוח העשייה בפועל ומספקים שרות של הובלה עיסקית והכנת מענה למכרזים בדגש (אך לא רק) על השרותים הבאים : איתור,הבנת המכרז ותנאיו,עמידה בתנאי המכרז,מדדים רלוונטים להחלטה,השתתפות בכנס ספקים, שאלות הבהרה,איסוף כל המסמכים הנדרשים,ערבות,הגשת הצעה מדוייקת, עידכון ממליצים, השתתפות במעמד פתיחת ההצעת ופעילות ללא שיהו ועל כך נפרט להלן
איתור
כדבר שבשגרה ומתוך חובה ע"פ חוק מתפרסמים עשרות מכרזים ממשלתיים, ציבוריים מוניציפליים משהב"ט חברת החשמל, משטרה, ועוד. הפרסומים נמצאים ומפוזרים בעיתונות כתובה במדיה אלקטרונית באתרי הגופים ובמאגרי פרסום רבים של גופים ציבוריים ועצם עבודת האיתור, העדכון המעקב השוטף היא משימה בפני עצמה , אנחנו רשומים מכוח שנים רבות של עשייה בתחום בעשרות מאגרי מידע ומקורות רלוונטיים ויש לנו את הביטחון להבטיח בסבירות גבוהה תוצאה קרובה ל 100% הצלחה במשימת איתור ההזדמנויות .
הבנת המכרז ותנאיו
אנו מכירים היטב את ה"חוברות" המוגשות כמענה למכרז תוך הסתמכות על כך שאולי הבודקים ימצאו את התשובות במענה שלכם וינקדו אותכם בצורה הראויה, אך לצערנו לא כך הדברים, ישנם משתנים רבים המשפיעים על קביעת ההצעה הזוכה כגון: מפ"ל, אומדן כספי, תנאי סף, משקל איכות מחיר, הצהרות, התחייבויות, הסכם הגשה אישורי רו"ח ועוד. אנו ממליצים בטרם תיגשו למלאכת המענה ותשקיעו משאבים לפעול ראשית להבין את המכרז,והאם יש לכם את האפשרות לייצר מענה זוכה.
קיראו בעיון רב את המסמכים ההסכם והניספחים,היו בטוחים כי הבנתם מה היא הדרישה במכרז?וכיצד תוכלו לשפר את הסיכוי שלכם לזכות בו?
- תנו דגש לתנאי הסף הגלויים והניסתרים,מידע תיכנוני,עסקי,טכני,הנדסי כלכלי, בידקו חוות דעת על הגוף המפרסם,מוסר תשלומים,פסקי דין ועוד. התייעצו עם מומחים ואנשי מיקצוע(רו"ח, יועץ ביטוח וכדומה)בידקו מה המשמעות הכלכלית של האישורים הנידרשים.
- מצאתם נושאים לא ברורים?סתירות?פגמים ואי דיוקים, תנאי סף גבוהים מהנידרש או לא רלוונטים?פנו בשאלות הבהרה ונסו לשנות.
אל ייאוש פנו ליועץ מומחה בתחום , פנו אלינו !!!!.
יכולת עמידה בתנאי המכרז
ככל שמתקבלת החלטה חיובית להגשה הרי שמדובר בהחלטה מהותית נוכח הלו"ז הצפוי, ההשקעה הכספית, והקצאת המשאבים לכן השלב הבא יהיה יזום והכנת מצגת GONOGO להנהלה בה יוצגו מגוון רחב של פרמטרים כדוג' היכרות עם המזמין, שליטה בפתרון הנידרש, התחייבות להליך המענה,הקצאת משאבים עמידה בתנאי המענה למכרז?
ולא פחות חשוב בצפייה פני עתיד האם הארגון מסוגל לעמוד בתנאי האספקה לאורך תקופת ההתקשרות ,ככול שיוכרז כזוכה !
מה המשמעויות הכלכליות האם ההתקשרות המבוקשת רצויה לכם, עסקית, כלכלית אסטרטגית?מה היתרונות שלכם מול תחרות? יש לכם צורך בשיתופי פעולה על מנת לעמוד בהתחייבויות למכרז? מה היא ההכסה הצפויה ?הרווח/ההפסד, הסיכונים,ועוד.
מדדים רלוונטיים להחלטה
מעבר לשיקולים ולשאלות לעיל ישנם מספר מדדי איכות, תנאי סף, מחיר וכו שעליכם לבדוק כחלק מהשיקולים להחלטה על הגשה
במקרה בו הבחירה מבוססת על מדדי איכות – כיצד תוכלו להגדיל את הציון ברכיב האיכות?
מומלץ לערוך סימולציות – כיצד ניתן יהיה להגדיל את הסיכויים לזכות במכרז, בכל תמחור מוצע?
כיצד ניתן יהיה לתת מענה, להצעות חריגות של המתחרים?
יש לבדוק ולבחון את המדדים השונים, את אופן קביעתם במסמכי המכרז, ואת המשקל של כל אחד מהם. בהתאם למדדים אלה, והיתרון היחסי של המציע, ניתן יהיה לערוך את ההצעה.
השתתפות בכנס ספקים
בדר"כ ככול שנקבע כנס ספקים כחלק מההליך המכרזים אזי ההשתתפות בו תהיה חובה ותנאי להגשה יחד עם זאת גם במקרים בהם ההשתתפות אינה בגדר חובה מומלץ לכם לקחת חלק בכנס זאת הזדמנות לשמוע ממקור ראשון ולא מהכתוב את הדרישה להבין יותר טוב ואף ניתן לשאול לשאלות .לחדד את הסיכונים ואת ההזדמנויות. לאסוף מודיעין עסקי, להכיר את התחרות ובמקרים מסוימים כשברור לכם שיש לכם רק חלק מהפתרון הנדרש אולי זאת הזדמנות לחבור למציע נוסף ככול שהדבר מותר במסמכי המכרז ולייצר מציע ראשי אחד כשכול צד מביא את התחומים בהם הוא מתמחה להצעה .
שאלות הבהרה
הדרך והכללים לתקשר עם המזמין בשלב מכרז היא באמצעו מנגנון שאלות הבהרה , המציעים הפוטנציאלים רשאים לפנות לעורך המכרז, לשאול שאלות הבהרה, להגיש השגה על תנאי המכרז או על דרישה המצוינת במכרז, לבקש שינוי של תנאי או של דרישה במכרז, במסגרת פרק הזמן הקבוע במסמכי המכרז. בהליך זה, ניתן לקבל הבהרות באשר למסמכי המכרז, להסכם ההתקשרות, לנספחים, להצביע על טעויות או להסיר אי-בהירות. מציעים מנוסים מנצלים את שאלות ההבהרה, על מנת לנסות לשנות תנאי סף, תנאים כספיים, דרישות ביטוח וכיוצ”ב, טרם הגשת ההצעות.
התשובות לשאלות ההבהרה, מתפרסמות בקובץ נוסף באתר האינטרנט של עורך המכרז. ההבהרות, על פי רוב, מכילות הודעות ועדכונים חשובים בקשר למכרז. התשובות לשאלות ההבהרה, מחליפות את הוראות המכרז, ומהוות חלק בלתי נפרד ממסמכי המכרז. לכן, יש לעקוב בכל עת אם נוספו קבצי הבהרות ולעיתים אף תידרשו להשיבם חתומים כעדות לכך שקראתם וידעתם על השינויים שעלו בעקבות השאלות.
בדר"כ ככול שנקבע כנס ספקים כחלק מההליך המכרזים אזי ההשתתפות בו תהיה חובה ותנאי להגשה יחד עם זאת גם במקרים בהם ההשתתפות אינה בגדר חובה מומלץ לכם לקחת חלק בכנס זאת הזדמנות לשמוע ממקור ראשון ולא מהכתוב את הדרישה להבין יותר טוב ואף ניתן לשאול לשאלות .לחדד את הסיכונים ואת ההזדמנויות. לאסוף מודיעין עסקי, להכיר את התחרות ובמקרים מסוימים כשברור לכם שיש לכם רק חלק מהפתרון הנדרש אולי זאת הזדמנות לחבור למציע נוסף ככול שהדבר מותר במסמכי המכרז ולייצר מציע ראשי אחד כשכול צד מביא את התחומים בהם הוא מתמחה להצעה .
איסוף כל המסמכים הנדרשים
חובה להקפיד לצרף כל המסמכים בהתאם להנחיות עורך המכרז. כחלק מהליך הבדיקה קיימת רשימת מסמכים אשר הבודק יצפה לראותם ואין מה לסמוך על יד מקרה, יש לסמן אותם בהתאם להנחיות על מנת לקדם את הצעתכם לשלב הבדיקה לרוב הצעה הנוחה לעיונו של הבודק עשוייה לשפר את סיכוי המציע ולכן הקדישו תשומת לב גם לניראות ההצעה ואופן עריכתה.
יש לבחון את סוכג המסמך המבוקש(מקור,העתק,מסמכי פירמה ואישורים וכו) הקפידו על חתימות במקומות הנכונים בהתאם להנחיות.
וודאו כי הרישיונות וההיתרים הנדרשים אכן בתוקף נכון למועד האחרון להצעת ההגשה
אל תסתפקו באישור כללי מענו את האישור לצכרז המסויים תוך ציון כותרת מספר ושמו.
צרפו פרופיל מציע תמציתי, ועשו שימוש במונחים המיקצועיים של עורך המכרז.
יש לכם ניסיון מעבר לדרישות תנאי הסף,הציגו אותו והבליטו צרפו המלצות תעודות הכשרה ניסיון ותיעוד וכן את כל המסמכים הנידרשים (הסכם, ניספחים וכו)
קבלו את אישור המבטח טרם ההגשה אח"כ קשה מאוד לשנות.
על ההצעה שלכם להיות קריאה, ברורה, וחד-משמעית. ללא מחיקות או תיקונים, חתומה ומאומתת כנדרש. ללא סתירות בין האחוזים או הסכומים לבין המילה הכתובה. מומלץ לרשום את ההצעה ואת המענה בעט בצבע כחול, כדי שעורך המכרז יוכל להבחין בכך, בין כל המלל. רישום לא מדויק, סתירות וכיוצ”ב, מחשידות את ההצעה, ועלולות להוביל לפסילתה, ממספר טעמים.
ערבות
אסור לערוך כל שינוי בנוסח ערבות המכרז שנדרשה.
אלה הכללים חבל על הוויכוח ולא ניתן יהיה לערער על הפסילה מוזמנים לפנות לפסיקות רבות בעניין זה אשר מילאו שעות של עורכי דין ונציגי מערכת המשפט בסוגיות בנושא בחלקם אף היו הצלחות אבל אין לסמוך על כך.
על הנוסח להיות זהה לחלוטין, לנוסח המפורסם. יש להקפיד על התאריכים, על שם המשתתף ופרטיו המלאים, הסכומים הנדרשים, ופרטי ההצמדה למדד. הקפידו כי גם הבנק, המוציא את ערבות המכרז, לא ערך בה כל שינוי. פסיקות בתי המשפט מחמירות מאד ביחס לנוסח הערבות, ולרוב נקבע כי כל שינוי ביחס לנוסח שנדרש עלול לפסול על הסף את ההצעה.
הקפידו לצרף את ערבות המכרז המקורית למעטפת ההצעה במקום שיועד לה במכרזים שבה הערבות היא בגובה אחוז מסך ההצעה ולא סכום מוחלט יש בסכום הערבות לרמז על המחיר הצפוי והדבר אסור כמובן מחיר ניתן לציין אך ורק בפרק המחירים הטעם לכך הוא שלרוב מתקיים הליך בדיקה של תנאי סף, אח"כ של תנאי האיכות ורק ההצעות שעוברות שלבים אלה מגיעות לבדיקת המחיר .
אם בכוונתכם לערער על החלטתה של וועדת המכרזים, מכל עילה שהיא, טרם הכרזה על זוכה או לאחריה, אל תמשכו ואל תקבלו לידיכם את ערבות המכרז. משתתף שעשה כך, מגלה בכך דעתו כי הוא רואה עצמו כמי שיצא מן המשחק, ולא יוכל לערער על תוצאות המכרז.
הגשת הצעה דיוק בפרטים
הכנת חוברת ההצעה להגשה
הכינו את מעטפת המסמכים הנדרשים להגשה: הדפיסו את המסמכים הנדרשים, קבלו את המסמכים הנדרשים מהיועצים (סוכן הביטוח, רו”ח, עו”ד).
הכינו עימוד להצעה אין להשאיר דפים ריקים כך תוכלו להגן על הצעתכם בהמשך משינויים שלא נעשו על ידכם , יש לזכור כי הליך המכרז לא מסתיים בהודעת הזכייה מיד לאחריה יתחיל הליך ההקמה והמימוש ולא אחת תמצאו שאתך חוזרים למסמכי המענה לברר סוגיות ונושאים במחלוקת לכן חשוב להקפיד להשאיר עותק מהצעתכם וכן לחתום על כל עמוד שמוגש ולא להשאיר דפים ריקים,תייגו את המסמכים, הכניסו את ערבות המכרז המקורית במקומה , צרפו את הקבלה על רכישת המכרז, בדקו כיצד יש להגיש אותם (מספר המעטפות, מספר העותקים וכו’). יש להקפיד להשאיר עותק מצולם לצורך ברורים ושאלות עתידיות מעורך המכרז
השתתפו במעמד פתיחת תיבת המכרזים:
החוק קובע כי מעמד פתיחת תיבת המכרזים הנו פומבי, לרוב נהוג בגופים מוניציפליים עיריות וכו ועל הגוף המינהלי לפרסם הודעה על מועד הפתיחה. מומלץ להגיע למעמד זה על מנת ללמוד מה היו הצעות המחיר של המתחרים. שימו לב שעורך המכרז מנהל את פרוטוקול פתיחת תיבת המכרזים, כנדרש.
הגישו את ההצעה בזמן:עמדו בלוחות הזמנים במכרז הצעה שלא מוגשת במועד תיפסל.בדקו מראש את זמני קבלת הקהל במקום בו מגישים את ההצעה, תכננו מראש והחזיקו את כתובת המקום המדויק לשל תיבת ההצעות . הגיעו למקום ההגשה, לפני המועד האחרון. ודאו שאתם מניחים בתיבה הנכונה והמתאימה למכרז שלכם לרוב יהיה עליה כיתוב עם שם המכרז ומספרו.
הצעה שתוגש לאחר המועד האחרון, ולו במעט – כמעט בוודאות תיפסל על הסף, ולא תובא לדיון. כך גם הצעה שתונח שלא בתוך תיבת המכרזים המתאימה
היערכו לשלב הראיון ו /או למצגות
מכרזים רבים מעניקים משקל לרכיב האיכות. רכיב זה כולל ראיון עם מנהל המציע, הכנת מצגות, הצגת מתודולוגיה, תוכניות עבודה ועוד. לראיונות אלו משקל רב, וביכולתם להטות את הכף לטובתכם. פעמים רבות מוכרזים זוכים במכרז, על סמך יתרון של שברירי נקודות בלבד. לפיכך, מומלץ להיערך ולתרגל את המשתתפים המיועדים בראיון, לערוך סימולציות של ההצגה העצמית, תחומי אחריות, שאלות ותשובות, מקרים ותגובות, וכו’.
פעלו ללא שיהוי
החלטתם להשיג על תנאי סף במכרז?
אתם סבורים שנעשה לכם עוול ? יש לכם את הניסיון והפתרון אך לא הצלחתם לשכנע את הבודקים ? משהים לכם ומושכים זמן למימוש זכות עיון ?החלטתם לערער על החלטת ועדת המכרזים? אתם מבקשים שימוע בפני וועדת המכרזים? לעצור את הליכי המכרז או את הזכייה? פעלו מהר ללא שיהוי . התייעצו עם צוות מקצועי משפטי , העלו את טענותיכם בכתב בפני וועדת המכרזים, ועמדו על זכויותיכם. שיהוי בנקיטת צעדים פועל לרעתכם, ודי בכך כדי שבית המשפט לעניינים מנהליים ידחה את עתירתכם.