איך לא לפספס את המכרז?

23 אוגוסט 2021

מכרזים של גופים ציבוריים הם הזדמנות פז עבור עסק ובכל גודל לקדם את פעילותו, לרכוש לקוחות חדשים ואף למעלה מכך, מאחר והתקשרות במכרז היא הזדמנות לבצע התקשרות עם לקוח לזמן ארוך ובהיקף משמעותי. ענף המכרזים בישראל מקיף עשרות רבות של מיליארדי. כאשר בממשלה בלבד מוערך סכום המכרזים בכ- 30 מיליארדי ₪ בשנה ללא רכש של משרד הביטחון אבל כדי להגיע מוכנים למכרז יש כמה צעדים שאסור לכם לפספס.

ככלל, חוק חובת המכרזים קובע כי כל גוף ציבורי שברצונו לרכוש טובין או שירותים מספק חיצוני, צריך לקיים התקשרות בדרך של מכרז ואלו מפורסמים בעיתונים היומיים היוצאים לאור בישראל ובאתרי האינטרנט של משרדי הממשלה השונים. הכלל הראשון למכרז הוא עמידה בתנאי הסף להשתתפות במכרז והוא מהווה רף שאותו לא יוכל לשנות כל פרמטר אחר איכותי או כלכלי אחר. הפרמטרים המרכזים הנבחנים הם ותק – ניסיון קודם ומחזור כספי. למרבה הצער, עמידה בתנאי הסף אינה ערובה לזכייה במכרז. ספקים רבים  מבצעים טעויות בהגשת המכרז שפוגעות בסיכויי הזכייה שלהם ושניתן היה להימנע מהן ולהגביר את סיכויי הזכייה. טעויות אלו ניתן לחלק לשלושה סוגים: טעויות טכניות, טעיות כלכליות וטעויות אסטרטגיות.

טעויות טכניות

הצעת מכרז היא מעין חוזה הניתן מראש ושאליו צריך הספק להסכים ולהתאים. ולכן, מענה למכרז שלא לפי מספרי הסעיפים במכרז; הוספת הערות בכתב יד לגוף ההצעה או לחילופין מחיקות והתניות על מסמכי המכרז  מהווים טעות טכנית שבגינה עשוי להיפסל המכרז. לצד אלו ניתן למנות גם חוסר תשומת לב לדרישות המדויקות של תנאי הסף כמו תאריכים, שנות ניסיון, תואר אקדמי וכו.' סיכון טכני נוסף נמצא בצירוף המלצות לא עדכניות או עם פרטים חסרים; החסרת נספחים ותצהירים חתומים ע"י מורשי החתימה ומאומתים ע"י עו"ד/רו"ח; חוסר תשומת לב לשינויים שנעשו במכרז בעקבות תשובות לשאלות הבהרה, ועוד.

טעויות כלכליות 

הקבוצה השנייה שמכשילה את סיכויי הזכייה במכרז ומתייחסת להבנת המשמעויות של הסעיפים. לדוג' חישוב לא נכון של חשיבות איכות השירותים לבין המחיר או תמחור שגוי של השירותים הנובע מאי הבנת הסעיפים עלול להוביל לפגיעה בסיכויי הזכייה. טעויות כלכליות נוספות אותן ניתן למנות הן; תמחור שגוי הנובע מהכללת או אי הכללת מימוש אופציה; חוסר הבנה ו/או תשומת לב למנגנון התמורה במכרז; אי התחשבות בהתייקרות מחירים ביחס להצמדה במכרז, ועוד.
 

טעויות אסטרטגיות   

הגשת הצעה ללא הליך מיפוי וניתוח מתחרים מספק, שיכול להתבטא בתמחור גבוה ביחס למתחרים או להוביל תוצאה של אי ביצוע ניתוחי תוצאות מכרזים קודמים. בנוסף, חשוב לדעת מה לשאול ומה לא לשאול. בקשת הבהרה שאולי תוביל ליצירת יתרון למתחרים עדיף שלא תישאל. במישור האסטרטגי חשוב מאוד לבצע תהליך של ניתוח המכרז לאחר הפסד באמצעות קבלת התוצאות, בחינת פרוטוקולים של ההחלטה וכתוצאה מכך אי ביצוע ניבוי עתידי נכון להתקשרויות שעתידות להתפרסם.

איך עושים את זה נכון?

בשלב ראשון כדאי לקבל בצורה מיידית עם פרסומם את כל המכרזים הרלוונטיים לעסק. בצורה כזאת מקבלים את הארכה הגדולה ביותר להיערך למכרז וניתן להעריך את רמת המורכבות של המכרז. במידה ומתעוררים ספקות לגבי אופן ההגשה התייעצות עם מומחה בשלב מוקדם יכולה לסייע לקבוע האם יש טעם לגשת למכרז. לזהות מראש את הבעיות והמלכודות במכרז. כמו כן כדאי לבצע ניתוח כלכלי מקדים של כדאיות המכרז מבחינת העסק על פני זמן לדוג' להציע שולי רווח נמוכים בשנים הראשונות כדי לזכות וליצור יתרון יחסי תחרותי בהיבט של ניסיון קודם עם המציע.

כדי לקבל מוקדם את המכרזים יש להירשם לקבלת מייל על מכרזים באתר מינהל הרכש הממשלתי, חברות נוספות המפיצות על בסיס יומי מכרזי רשויות ואחרים ואתרים של חברות מובילות: חברת חשמל, תעשיה אווירית, רכבת, משק וכלכלה וכו', וזאת כדי לשמוע עליהם מיד ולא מיד שניה או בכלל לא. במקביל, מבצעים מעקב אחר מועדי הצטרפות למכרזי מסגרת ולמאגרי בעלי מקצוע.

היבט חשוב נוסף הוא מעקב אחרי כל הפטורים של משרדי הממשלה וכל הגופים הציבוריים, מהליך זה ניתן ללמוד המון, כגון: האם הפטור מוצדק או שמא אתם יכולים לבצע את העבודה ואז לפנות למפרסם הפטור בבקשה לספק השירות ומאוד חשוב: בסיום הפטור כנראה שיפורסם מכרז ואז ניתן להיערך על התמודדות. בהצלחה במכרז.